2. Fortgeschrittene Anwendungsszenarien
Für Musikpädagog:innen und Musikwissenschaftler:innen ergeben sich besonders spannende Einsatzmöglichkeiten bei der Nutzung von sciebo. Neben der reinen Speicher- und Sharing-Funktion (siehe Abschnitt 3) gibt es eine Reihe an Tools und Tipps, die Sie bei der Arbeit mit audiovisuellen Materialien, Forschungsprojekten oder kollaborativen Lehrformaten unterstützen.
2.1 Gemeinsame Projektordner
Wenn Sie beispielsweise ein Seminar veranstalten, bei dem Studierende Aufnahmen von Übungssessions erstellen, können Sie ihnen Zugriff auf einen gemeinsamen Projektordner geben. Dort lassen sich Audiomitschnitte, Transkriptionen, Forschungsprotokolle oder Notationen organisieren. Durch die Einbindung in sciebo können alle Beteiligten zeit- und ortsunabhängig auf das Material zugreifen und Änderungen direkt synchronisieren.
2.2 Desktop- und Mobile-Clients
- Desktop-Client: Für Windows, macOS und Linux existieren Desktop-Anwendungen, die es ermöglichen, Ihre sciebo-Ordner auf dem lokalen Dateisystem einzubinden. Hierbei werden Änderungen automatisch synchronisiert. Besonders bei großen Dateien (z. B. Videoanalysen von Unterrichtssituationen oder musikalischen Aufführungen) ist das ein komfortabler Weg, um Daten online und offline verfügbar zu halten.
- Mobile-Apps: Mit der Nextcloud-App für iOS und Android können Sie auch unterwegs auf Ihre Materialien zugreifen, Dateien hochladen und freigeben. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie spontan auf Probenaufnahmen zugreifen möchten oder direkt im Seminarraum den Studierenden Materialien bereitstellen wollen.
2.3 Virtuelle Dateien
In den neueren Versionen des Nextcloud-Clients (auf dem sciebo basiert) wird verstärkt das Konzept der Virtuellen Dateien (auch „Virtual Drive“ genannt) eingesetzt. Dabei handelt es sich um eine Funktion, die die komplette Dateistruktur Ihrer sciebo-Cloud lokal anzeigt, ohne dass alle Dateien tatsächlich auf Ihrer Festplatte gespeichert sein müssen.
Funktionsweise:
- Der Desktop-Client blendet alle Ordner und Dateien aus Ihrem sciebo-Konto so ein, als wären sie lokal vorhanden.
- Erst wenn Sie eine bestimmte Datei öffnen, wird sie tatsächlich heruntergeladen und zwischengespeichert.
- Sie können gezielt einstellen, ob bestimmte Ordner oder Dateien dauerhaft offline verfügbar sein sollen oder nur bei Bedarf geladen werden.
Vorteile:
- Speicherplatz sparen: Insbesondere bei sehr großen Audio- und Videodateien (z. B. Konzertmitschnitte, Unterrichtsaufnahmen) ist es oft nicht sinnvoll, alles lokal zu lagern. Mithilfe des virtuellen Dateisystems entscheiden Sie individuell, was heruntergeladen wird.
- Übersichtlichkeit: Trotz beschränkter lokaler Synchronisation sehen Sie weiterhin Ihre gesamte Ordnerstruktur und alle Dateien, so als wären sie physisch vorhanden.
- Schnelles Arbeiten: Sobald Sie auf eine Datei klicken, holt der Nextcloud-Client sie aus der Cloud. Bei Beendigung Ihrer Arbeit können Sie die Datei als „Online verfügbar“ markieren, um sie vom lokalen Speicher zu entfernen, oder als „Offline verfügbar“ behalten.
Hinweise zur Nutzung:
- Achten Sie bei der Aktivierung des virtuellen Dateisystems darauf, den Nextcloud-Client in der neuesten Version zu verwenden. In älteren Versionen ist diese Funktion entweder nicht oder nur eingeschränkt verfügbar.
- Bei eingeschränkter Internetverbindung empfiehlt es sich, wichtige Dateien vorab als „Offline verfügbar“ zu markieren, damit Sie unabhängig von der Netzwerkverbindung arbeiten können.
2.4 Versionsverwaltung
Die integrierte Versionsverwaltung von sciebo ist besonders praktisch, wenn Sie kollaborativ an Dokumenten, Notationen oder Forschungsberichten arbeiten. Sollten Änderungen fehlerhaft sein oder versehentlich Informationen gelöscht werden, kann jederzeit eine ältere Version des Dokuments wiederhergestellt werden.
2.5 (Federated) Sharing
4. Projektboxen
Projektboxen sind vordefinierte Strukturen innerhalb von sciebo oder Nextcloud, die sich für kollaboratives Arbeiten in Projekten besonders gut eignen. Eine Projektbox kann beispielsweise ein Ordner inklusive bestimmter Unterordner, Dokumentvorlagen und Berechtigungen sein, die speziell auf ein gemeinsames Forschungsvorhaben, ein Seminar oder eine Lehrerfortbildung zugeschnitten sind. Projektboxen haben stets eine:n Besitzer:in und können auch an neue Besitzer:innen übergeben werden.
Einsatzszenarien:
- Teamarbeit im Musikunterricht: Sie können eine Projektbox einrichten, um beispielsweise eine Unterrichtseinheit zu planen. Dabei richten Sie Unterordner für Arbeitsblätter, Partituren und Audiomaterialien ein. Die Studierenden oder Kolleg*innen erhalten gezielt angepasste Rechte, sodass sie Dokumente hochladen und bearbeiten können.
- Forschungsprojekte: Bei großen musikwissenschaftlichen Untersuchungen (etwa zur Musikrezeption oder -analyse) erleichtert eine Projektbox das gemeinsame Organisieren von Daten, Literaturexzerpten und Zwischenergebnissen.
- Gemeinsame Konzertplanung: Legen Sie eine Projektbox für ein Konzert oder eine Veranstaltung an. Dort verwalten Sie Programme, Probenpläne und Werbematerial. Über das integrierte Kanban-Board (Deck) verteilen Sie Aufgaben an Teammitglieder und behalten Deadlines im Blick.
Vorteile der Projektboxen:
- Standardisierte Struktur: Wiederkehrende Ordnervorlagen ersparen langwieriges Anlegen und Berechtigen von Unterordnern.
- Transparenz: Alle Beteiligten wissen sofort, wo welche Dateien liegen und wer wofür verantwortlich ist.
- Zeitersparnis: Einmal eingerichtete Projektboxen lassen sich schnell klonen oder als Vorlage für ähnliche Projekte verwenden.
Tipps zur Einrichtung:
- Legen Sie zuerst fest, welche Unterordner Sie typischerweise in einem Projekt benötigen (z. B. „Dokumente“, „Materialien“, „Recherche“, „Ergebnisse“).
- Verwenden Sie einen Projektboxspezifische Präfix, um die Übersicht über ähnliche Ordner zu behalten
- Nutzen Sie README.md-Dateien in den Hauptordnern, um den Zweck und die Struktur der Projektbox zu beschreiben.
- Geben Sie die Projektbox an einzelne Personen oder an ganze Gruppen (z. B. via Kontakte-App oder Gruppenfunktion in sciebo) frei, damit Zugriffsrechte einfach verwaltet werden können.
Mit Projektboxen schaffen Sie ein wiederverwendbares Konzept für die Zusammenarbeit in Lehre, Forschung und Verwaltung. Kombiniert mit den Funktionen zu virtuellen Dateien, Kalendereinträgen und kollaborativer Dokumentbearbeitung wird Ihr sciebo-Workspace zum zentralen Dreh- und Angelpunkt für Ihre Projekte.
5. (Federated) Sharing und andere Freigabemöglichkeiten
5.1 Grundlegende Sharing-Funktionen
- Öffentliche Links: Erstellen Sie einen öffentlichen Link für eine Datei oder einen Ordner. Dieser Link lässt sich passwortschützen oder mit einem Ablaufdatum versehen. Das ist praktisch, wenn Sie z. B. einem Chor temporär Aufnahmen zur Verfügung stellen möchten.
- Freigabe an bestimmte Personen: Wählen Sie gezielt E-Mail-Adressen oder Kontakte aus Ihrem Nextcloud-Adressbuch aus, um Zugriffsrechte festzulegen (Nur Lesen, Bearbeiten, Hochladen usw.).
5.2 Federated Sharing
- Funktionsweise: Sie können mit Personen, die auf einer anderen sciebo-Instanz (z. B. einer anderen Hochschule) arbeiten, Ordner teilen, indem Sie deren „Cloud-ID“ nutzen, z. B. nutzer@cloud.institution.tld.
- Vorteile: Keine Notwendigkeit, große Dateien doppelt hochzuladen; alle arbeiten in derselben, synchronisierten Umgebung, obwohl Sie an unterschiedlichen Hochschulen oder in unterschiedlichen Ländern tätig sind.